Agodi kan rekenen op correcte personeelsdata
dankzij een veilige datamigratie

In het Vlaamse onderwijs werken tienduizenden personeelsleden die elke maand op een correcte loonbetaling rekenen. Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (Agodi), dat de loonverwerking verzorgt, deed dat jarenlang met een mainframesysteem. Dat systeem is intussen verouderd en moeilijk aanpasbaar aan de veranderende regelgeving. Met het Persona-project startte Agodi een grootschalige modernisering van het systeem. IntoData realiseerde een veilige migratie van de data naar het nieuwe platform dankzij een gestandaardiseerde aanpak.

Van mainframe naar modern beheer

Voor de loonverwerking beheert Agodi complexe administratieve processen en enorme hoeveelheden data. De lonen hangen immers af van een reeks factoren zoals gezinssamenstelling en woonplaats. Al die informatie zat decennialang vervat in één grote mainframetoepassing, het Elektronisch Personeelsdossier (EPD).

“De applicatie bestond al 30 jaar en was moeilijk aanpasbaar aan de voortdurend veranderende regelgeving”, vertelt Steven Moons, IT Business Analist bij Agodi. “Bovendien zat de kennis over het systeem voornamelijk bij een aantal collega’s die bijna met pensioen gaan, en het is moeilijk om nog mensen te vinden die met die oude technologie kunnen werken.”

Om die reden startte Agodi het Persona-project: een grootschalige modernisering van hun personeels- en loonverwerkingssysteem. Binnen dat traject kreeg IntoData de opdracht om de datamigratie van het oude mainframe naar het nieuwe, toekomstbestendige Persona-platform te realiseren.

Samenwerking en kennisdeling

Voor Agodi groeide de samenwerking al snel uit tot meer dan een klassieke outsourcing. “We hadden geen eigen data-architect en ook nog geen ervaring met migraties van deze omvang”, vertelt Evelien Claus, teamleider Personeelsdossier en projectleider Persona. “We kennen onze eigen datastructuren wel, maar het migreren van tienduizenden tot miljoenen datarecords is niet vanzelfsprekend. Daarvoor hadden we nood aan ondersteuning.”

Samen met migratie-expert Jan van IntoData werkte Steven een stapsgewijze migratieaanpak uit. “Jan bracht een duidelijke, gestandaardiseerde migratie-aanpak mee”, vertelt Steven. “Het plan bevatte een overzicht van de nodige stappen, gebruikte tools, testmethodes, enzovoort. Maar hij kwam niet gewoon vertellen hoe we het moesten aanpakken. We hebben vooraf het plan grondig doorgenomen en aangepast. IntoData was daarin heel flexibel, meebewegend met ons domein en onze kennis. Ze stonden steeds open voor overleg. Zo kwamen we samen tot een logische en beheersbare werkwijze.”

De intensieve samenwerking leverde niet alleen resultaat op, maar ook groeiende kennis. “Het was mijn eerste datamigratie, en meteen één van grote omvang”, vertelt Steven. “Door de uitgebreide documentatie en heldere uitleg die je steeds van IntoData krijgt, weet ik nu hoe ik zelf een migratie kan uitvoeren als het nog eens moet gebeuren.”

Zekerheid door een doordachte aanpak

De migratie omvatte de personalia-data, de administratieve gegevens van duizenden personeelsleden. IntoData ontwikkelde een export- en transformatiemethode waarmee de data veilig van het mainframe naar de nieuwe omgeving werd overgezet, opgeschoond en gecontroleerd op volledigheid.

“IntoData pakte het heel pragmatisch aan”, vertelt Steven. “We startten al vroeg met testmigraties op kleine datasets om te controleren of alles goed werkte. Daarnaast bouwden ze verschillende controlemechanismen in, zodat we oude en nieuwe data automatisch konden vergelijken. Dat gaf veel vertrouwen. Als er iets misliep, wisten we meteen waar het probleem zat.”

Ook Evelien benadrukt de meerwaarde van die aanpak: “Bij IntoData zien ze mogelijke risico’s al op voorhand aankomen en durven ze deze ook te benoemen. Zo merkte IntoData bijvoorbeeld op dat een tool die we gebruikten, werd overgenomen door een ander bedrijf, wat extra licentiekosten kon betekenen. Ze dachten meteen mee in oplossingen om dat te vermijden. Die vooruitziendheid en klantgerichtheid typeren de experten bij IntoData, en dat waarderen we enorm.”

Flexibiliteit en vertrouwen

De datamigraties bij Agodi gebeurden in verschillende fasen, met daartussen periodes van minder activiteit. “IntoData kon de nodige flexibiliteit bieden, en dat was voor ons cruciaal”, zegt Evelien. “We konden de experten van IntoData inschakelen wanneer nodig, en die flexibiliteit is zeker geen evidentie. Met Jan hadden we ook één vast aanspreekpunt. Het grote voordeel voor Steven en voor mij was dat we zo één vaste contactpersoon hadden die het project door en door kent, zonder telkens opnieuw ons verhaal te moeten doen. Dat is een grote meerwaarde.”

Ook de rest van het IntoData-team versterkte dat gevoel. “Jan bracht niet alleen zijn eigen kennis mee, maar ook de expertise van het volledige IntoData-team”, vult Evelien aan. “Als er iets buiten zijn domein viel, kon hij terugvallen op zijn collega’s. We hadden Jan bij ons aan boord, maar eigenlijk hadden we de kennis van heel IntoData erbij.”

Een aanpak met toekomst

De migratiemethodiek die IntoData ontwikkelde, vormt vandaag de blauwdruk voor toekomstige migraties bij Agodi. De aanpak is gestandaardiseerd, transparant en herbruikbaar. “We weten nu exact wat er nodig is om een datamigratie tot een succesvol einde te brengen”, zegt Steven. “De structuur die IntoData aanbracht maakt dat we nu zelf migraties kunnen uitvoeren, met het vertrouwen dat het goed zit.”

Die duurzame aanpak vertaalt zich ook in een langdurige samenwerking. “Bij de volgende migraties zullen we zeker opnieuw met IntoData samenwerken,” zegt Evelien. “Zelfs onze andere partners gaven aan dat ze graag opnieuw met hen aan tafel willen zitten. Dat zegt genoeg.” Ze besluit met een glimlach: “Als we IntoData in twee woorden moeten omschrijven, dan zijn dat nuchterheid en integriteit. In complexe projecten heb je mensen nodig die rust brengen en een klare kijk op de zaken houden. Dat is waarom we hen er de volgende keer graag weer bij hebben.”