Slim data migreren zonder ruis
Project
Migratie van onderzoeksdata uit verouderde systemen naar eLabJournal.
Return
Centrale toegang tot correcte data zonder extra teamdruk of verlies van info.
Looptijd van project
6 maanden van intake tot data oplevering in productie
Hoe VIB met IntoData de overstap maakte naar één centraal digitaal laboboek, met migratie van de volledige datasets en zonder extra teamdruk.
VIB is een non-profit onderzoeksinstituut, waarbij de onderzoekslaboratoria geleid worden door professoren van Vlaamse universiteiten. Bij VIB staat kennis centraal, van fundamenteel biomedisch onderzoek tot technologische ondersteuning. In die laatste categorie ondersteunt de VIB Data Core-dienst onderzoekers met data-infrastructuur en digitale tools zoals het eLabJournal, een elektronisch laboboek dat centraal staat in hun digitale werkomgeving.
Maar om dat platform volledig te benutten, moesten verouderde databronnen zoals CamelDB en de IRC Toolbox uitgefaseerd worden. Dat betekende: alle bestaande informatie correct, volledig en veilig migreren naar het centrale eLabJournal, zonder verlies van cruciale data.
Geen eenvoudige opdracht in een omgeving waar data divers, gevoelig en verspreid zit over verschillende onderzoeksteams. Zeker niet als die teams ondertussen ook druk bezig zijn met hun dagelijks onderzoekswerk. “We wilden alle bestaande data correct en volledig overzetten naar eLabJournal,” legt Flora D’Anna van VIB Data Core uit. “Zonder tijdverlies, zonder verlies aan informatie en zonder dat we extra mensen hoefden vrij te maken.”
IntoData bood met haar migratieplatform een technische oplossing die precies dat mogelijk maakte. “Correct, efficiënt en binnen een korte timeframe. IntoData heeft ons in dit migratie traject volledig ontzorgd.” voegt Flora nog toe.
Eén migratieplatform, alle data netjes op hun plaats
Een uniforme, schaalbare aanpak die bulkimport in eLabJournal mogelijk maakt.
De grootste uitdaging? De versnipperde datacollectie. Onderzoekers werkten jarenlang met verschillende systemen en leverden data aan in uiteenlopende formaten, wat manuele bulkimport onmogelijk maakte. “Die diversiteit aan structuren en formaten maakte het verzamelen en klaarzetten van data bijzonder complex,” legt Flora D’Anna uit.
IntoData bracht de nodige structuur in de chaos met hun datamigratieplatform, waarmee ze alle input konden omzetten naar een uniform, importeerbaar formaat. Vanaf het begin kreeg VIB duidelijk zicht op de verschillende migratie- en transformatiestappen, wat het vertrouwen in het slagen van deze complexe migratieoefening aanzienlijk versterkte.
De getransformeerde en opgeschoonde data kon vlot worden toegevoegd aan eLabJournal, met minimale manuele tussenkomst, en kon daar worden gevalideerd binnen de nieuwe omgeving.
Flora bevestigt die efficiënte samenwerking. “Het datamigratieplatform werkte bovendien vlot samen met de API-koppelingen van onze tool. De aanpak was technisch sterk én praktisch toepasbaar,” voegt Flora er nog aan toe.
De technische migratie verliep zo vlot en overzichtelijk, dat de focus meteen kon verschuiven naar kwaliteitscontrole en verdere optimalisatie.
Geen extra mensen nodig, toch sneller klaar
Efficiënte datamigratie mét controle, zonder overhead.
De samenwerking met IntoData zorgde voor een heldere en vlotte migratie. Volledig, gecontroleerd en zonder ruis: geen technische obstakels, geen gegevensverlies, geen overbodige complexiteit. Alles werd omgezet naar een correct formaat, klaar voor validatie en duidelijk gestructureerd, zodat onderzoekers zélf de resultaten konden opvolgen en controleren.
“Het VIB-team kon zich tijdens het hele proces blijven focussen op de kerntaken,” zegt Flora D’Anna. “We hoefden geen bijkomende mensen in te schakelen, en konden de migratie afronden binnen een beperkte tijdspanne.”
Voor de onderzoekers betekende dit: één digitale werkplek, minder versnippering, en makkelijker toegang tot hun eigen data.
De resultaten:
- Volledige migratie van CamelDB naar eLabJournal
- Opgeschoonde data
- Besparing van interne middelen
- Centraal en toegankelijk data-overzicht voor onderzoekers
- Inzichten voor toekomstige migraties
Technische expertise, maar ook heldere afspraken
Slimme experts die scherp en oplossingsgericht meedenken, zonder omwegen.
Wat Flora vooral apprecieerde aan de samenwerking? Niet alleen de technische kennis van het IntoData-team, maar ook de methodische aanpak die daarbij hoorde. Verwachtingen werden vanaf het begin scherpgesteld en de samenwerking verliep op basis van duidelijke afspraken en transparante communicatie.
“We kregen van bij de start een duidelijke afbakening van rollen, een correcte inschatting van timing en kosten, en er werd sterk gerapporteerd over de voortgang.” benadrukt Flora.
Samengevat:
- Heldere afbakening van rollen
- Transparante communicatie
- Technisch onderbouwde aanpak
- Sterke rapportering
- Correcte inschatting van timing en kosten
- Kwaliteitsvolle uitvoering
“Voor gelijkaardige datamigratieprojecten is IntoData absoluut aan te raden,” besluit Flora. “Zeker wanneer technische skills doorslaggevend zijn.” De grootste bottleneck zat dan ook niet bij IntoData, maar bij de interne communicatie met de onderzoekers die niet altijd dezelfde taal spreken en vaak geen datamanagementkennis hebben.
Die ervaring leverde een duidelijke les op: nauwe betrokkenheid en regelmatige opvolging van alle stakeholders is cruciaal in multidisciplinaire projecten.
Klaar voor verdere integratie
Data is de basis, integratie de volgende stap.
Het Data Core-team wil in de toekomst sterker inzetten op slimmere koppelingen tussen digitale tools, met als doel meer efficiëntie, minder dubbel werk en een geïntegreerde ondersteuning van het onderzoek. “Beheer van digitale (meta)data zit in het DNA van onze dienst,” zegt Flora D’Anna. “Deze migratie was een belangrijke stap richting betere centrale ondersteuning.”
Als kernpartner in de digitale infrastructuur van VIB blijft Data Core zich richten op het beheren en optimaliseren van onderzoeksdata én op het leggen van bruggen tussen systemen die nu nog naast elkaar functioneren. De samenwerking met IntoData heeft daarin een stevige basis gelegd.
De technische expertise en flexibele aanpak gaven VIB niet alleen de juiste oplossing voor vandaag, maar ook inzichten en vertrouwen voor toekomstige digitale trajecten.
Nee, een migratie doe je niet snel even erbij!
Er komt meer bij kijken dan je denkt! Voordat je het beseft, is het toch een complex kluwen.
👉 Sta je ook voor een belangrijke complexe migratie? Vraag het aan IntoData. We denken van bij de start met je mee en werken een data migratie traject uit dat je écht ontzorgt.